1. Üdvözlés és bemutatkozás: Minden telefonhívást egy kedves üdvözléssel kell kezdeni. A jó napot vagy jó reggelt kívánás nem csak udvarias, de pozitív hangulatot is teremt a beszélgetés kezdetén. Ezt mindenképp egy jól érthető bemutatkozás kövesse, valamint érdeklődjük meg, alkalmas időpontban keressük-e a hívott felet.
  2. Türelem és figyelmes hallgatás: Fontos, hogy türelmesen és figyelmesen hallgassunk az illetőre, mielőtt válaszolnánk. Ne vágjunk közbe vagy szakítsuk félbe az illetőt beszéde közben, és ne érveljünk vagy vitatkozzunk vele. Mindenki szeretne meghallgatva lenni! És az értő hallgatás során rengeteg hasznos információt is beszerezhetünk.
  3. Megfelelő hangnem és nyelvezet: A megértő és udvarias hangnem kulcsfontosságú a sikeres telefonos kommunikációhoz. Kerüld a durva, türelmetlen vagy sértő hangnemet, és mindig maradj türelmes és megnyugtató a hangodat tekintve is. Ha hívás során mosolyogsz, annak pozitív hatása érződni fog. Bár a másik fél nem látja a mosolyodat a telefonhívás során, de hangodban érezhető lesz a jókedv és az empátia, amelyet a mosoly sugároz. A mosolygás segít melegséget és barátságosságot sugározni a hangodban, és pozitív hatást gyakorolhat az illetőre. Ezáltal könnyebben teremthetsz jó hangulatú és kellemes beszélgetéseket a telefonon keresztül. Emellett a mosolygás önmagában is képes javítani a hangulatodat, így ha mosolyogsz, valószínűleg pozitívabb és kedvesebb hangnemet tudsz fenntartani a beszélgetés során. Ezért mindig érdemes mosolyogni, még ha a telefonos kommunikáció is van szó.
  4. Megfelelő információ és pontosság: Győződj meg arról, hogy rendelkezel minden szükséges információval, mielőtt telefonhívást indítanál vagy fogadnál. Legyél felkészült arra, hogy válaszolj az illető kérdéseire, és ha nem tudod a választ, ígérd meg, hogy utánanézel és visszahívod. Ezt minden esetben tartsd be és törekedj rá, hogy mihamarább keresd a válaszoddal olyan formán, ahogy ígéretet tettél rá (telefonon vagy e-mailben).
  5. Elkötelezettség az időpontok tiszteletben tartására: Mindig tartsd be az előzetesen megbeszélt időpontokat és határidőket. Ha ígéretet teszel arra, hogy visszahívsz valakit, mindig tartsd be azt. Főként ha fix időt, időpontot beszéltek meg! Az időben való reagálás megbízhatóságot sugároz és segíti fenntartani a jó kapcsolatokat.

Az alapvető telefonos etikett betartása lehetővé teszi számunkra, hogy sikeresen és hatékonyan kommunikáljunk másokkal, és segít kialakítani, valamint fenntartani a jó kapcsolatokat. Gyakorold ezeket a szabályokat, és a telefonos kommunikációd mindig sikeres lesz!